Секретарь является не только правой рукой руководителя, но и незаменимым помощником и естественно лицом фирмы. Бытует мнение, что профессия секретарь – это чисто женская профессия, но секретарями могут работать и мужчины тоже.
А профессия секретарь-референт предполагает грамотное ведение офисной документации. Зачастую руководители, которые ищут секретаря-референта, обращают внимание на навыки работы с документооборотом.
В основном в обязанности секретаря входит следующее:
- - прием посетителей;
- - прием телефонных звонков, которые поступают руководителю;
- - ведение делопроизводства;
- - обслуживание руководителя (в том числе планирование его распорядка дня);
- - организация совещаний и приемов, заказ билетов и гостиниц;
- - заказ канцелярских товаров и других вещей, которые необходимы для обеспечения жизнедеятельности офиса, а иногда и обеспечение продуктами руководителя.
Как и в любой другой профессии, существуют и в профессии секретарь референт плюсы и минусы. Плюсами можно считать то, что секретарь является лицом компании, появляется широкий круг общения, приобретается опыт общения и работы со специалистами различных сфер деятельности и должностей, накапливаются навыки организаторской работы. К тому же профессия секретарь референт не требует больших физических нагрузок, она стабильна и ее можно совмещать с учебой.
К минусам профессии можно отнести ненормированный трудовой день (надо приходить раньше руководителя на работу, а уходить после него), нехватку возможностей для профессиональной реализации, скука от нехватки и однообразности работы, необходимость постоянно находиться в прекрасной форме, несмотря на обстоятельства.
Сама специфика работы секретаря выдвигает свои требования. Секретарь должен обладать доброжелательностью, коммуникабельностью, культурой общения, деликатностью и тактичностью. У каждого, кто пообщался с секретарем, должно сложиться впечатление, что организация сделает все, что в ее силах, для разрешения его проблемы. Также секретарь-референт должен обладать умением организовывать свое время и рабочее место. Для людей данной профессии совершенно не допустимы опоздания. Это касается не только времени начала работы, то и своевременности подготовки всех документов и докладов руководителю. Еще секретарь должен обладать профессионализмом, ответственностью, дипломатичностью и отличной памятью.
Секретарь на сегодняшний день требуется практически в каждой организации. Поэтому спрос на секретарей остается постоянным. Но сейчас требования к уровню знаний специалистов данной профессии постоянно растут и зачастую руководителям не достаточно того, что секретарь имеет сертификат об окончании специальных профессиональных курсов, они хотят, чтобы у их секретарей было высшее образование. К тому же секретарь должен знать компьютер на пользовательском уровне и основы делопроизводства. Плюсом считается владение иностранным языком.
